פנייה בכמה ערוצים יכולה ליצור רצף שימושי, אבל היא גם עלולה להרגיש כמו שלוש חברות שונות שפונות לאותו אדם. השאלה אינה כמה כלים מפעילים. השאלה היא האם בכל פנייה יש הקשר, האם היא מוסיפה משהו והאם הצוות יודע מה כבר נאמר. פעילות רב־ערוצית מתחילה בתכנון אחיד ובתיעוד מסודר.
נותנים לכל ערוץ תפקיד
אימייל יכול להציג רעיון קצר; טלפון יכול לברר התאמה; לינקדאין יכול להוסיף הקשר מקצועי. בחרו תפקיד לפי הקהל ולא לפי הכלי הזמין. לא כל חברה זקוקה לכל הערוצים, ולא כל תפקיד נגיש באותה דרך. התחילו במעט ערוצים שאתם מסוגלים לנהל היטב, עם אדם אחראי אחד על מצב החשבון.
מחברים את הפניות לאותו נושא
אם הפנייה הראשונה עוסקת באיכות פניות, גם השיחה הבאה צריכה להתייחס לכך. לא מחליפים פתאום את ההצעה למיתוג או לבניית אתר רק כדי לקבל תגובה. כתבו מסמך מסרים קצר: למי פונים, למה עכשיו ומה רוצים לבדוק. הוא עוזר לשמור על עקביות גם כאשר אנשים שונים בצוות מטפלים בערוצים שונים.
בונים רצף לדוגמה, לא חוק טבע
אפשר לבדוק רצף של אימייל פתיחה, שיחת בירור לאחר כמה ימים, פנייה מקצועית בלינקדאין ותזכורת אחת עם זווית חדשה. המרווחים תלויים בקהל ובתגובה. זוהי הצעת ניסוי, לא הבטחה ולא מספר קסם. כשיש תשובה, עוצרים את הרצף ומנהלים שיחה. כשיש בקשת הפסקה, מסמנים אותה בכל המערכת.
מוסיפים מידע במקום לחזור על הבקשה
״רק מקפיץ״ לא בהכרח עוזר לאדם להבין למה כדאי לענות. בפנייה הבאה אפשר להוסיף שאלה מדויקת, הסבר קצר או דוגמה אמיתית ורלוונטית. אל תעמיסו קבצים וקישורים בלי צורך. כל פנייה צריכה להיות ברורה גם בפני עצמה ולתת דרך קלה לומר שהיא אינה רלוונטית.
שומרים על תיעוד ברמת החברה
שני אנשי צוות לא צריכים להתקשר לאותה חברה בלי לדעת זה על זה. רשמו מי פנה, מתי, מה הייתה התגובה ומה הצעד הבא. אם האדם מפנה לעמית, עדכנו את הרשומה ואת ההקשר. אם קיים ספק לגבי פרטי הקשר או התאמה לערוץ, עצרו ובדקו לפני שממשיכים. איכות הנתונים היא חלק מאיכות המותג.
בודקים איזה רצף מייצר שיחות מתאימות
אל תשפטו ערוץ רק לפי תשובות או חיבורים. בדקו אילו שיחות הובילו לפגישה שהתקיימה ולהצעה רלוונטית. עקבו גם אחרי בקשות הפסקה ותלונות, ושנו קצב או מסר כאשר צריך. ניסוי טוב משתנה על סמך מידע אמיתי, ולא ממשיך אוטומטית רק מפני שנקבע מראש בלוח.
ליישום השבוע: שרטטו רצף קצר עם מטרה לכל שלב, בעל תפקיד אחראי ותנאי עצירה מפורשים.
תוכן מקורי של MEETINGWAVE. דוגמאות הן לצורכי תכנון. לקריאה נוספת על מודלים של קביעת פגישות: בלקינס, סיילסרודס ו־מרטל.